为全面深入贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要批示和新档案法精神，进一步做好基本建设项目档案资料管理工作，规范基建项目档案管理，提高管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《湖北文理学院档案管理办法》《湖北文理学院档案分类实施细则》等，结合基本建设管理处工作实际，特制定本规范。
第一章 总则
第一条 《湖北文理学院基建项目档案管理工作规范》适用于基本建设管理处负责的学校新建、改建、扩建等工程项目建设过程中，按照项目建设程序形成的，反映工程建设真实情况的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等工程文件材料。
第二条 工程文件材料应与工程建设进度同步形成。建设工程档案要求真实准确、系统完整、手续齐全、规范及时。
第二章 基建项目档案的内容和要求
第三条 前期资料：工程开工以前在调研、立项、可行性研究、评估、决策、报审、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件资料。
第四条 工程实体资料：项目在建筑、安装过程中所产生的文件资料，主要由施工文件、竣工图和监理文件等组成。
第五条 竣工验收资料：项目竣工后试运行中以及竣工验收过程中形成的文件资料。
第六条 移交襄阳市城市建设档案馆的工程建设档案按照《襄阳市城市建设档案管理条例》相关规定办理移交手续。
第七条 移交学校档案馆的工程建设档案按照《湖北文理学院档案管理办法》《湖北文理学院档案分类实施细则》等相关规定整理移交。
第八条 归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁、图样清晰、签字手续完备；不得用易褪色的书写材料书写、绘制。
第三章 基建项目档案的收集和移交
第九条 各工程项目组负责人根据项目进展，在监理例会、材料进场、施工、阶段性验收、竣工验收等环节实行建设资料动态管理，及时整理收集工程招投标、合同资料、设计图纸、设计变更、实体资料及结算资料等文件资料，确保所有工程项目资料形成及时、规范、完整。
第十条 基本建设管理处综合办公室负责基建项目工程材料立卷成册、统一管理、及时向学校档案馆办理移交手续。
第十一条 在项目施工阶段，项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；与建设单位有合同关系的分包单位应将形成的工程文件整理、立卷后及时移交建设单位。建设项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件。
第十二条 建设工程档案和工程监理档案应真实、准确和完整，经项目总监理工程师、项目负责人签字确认后，由基本建设管理处综合办公室移交学校档案馆。
第十三条 各项目组应确保建设工程文件的形成、来源符合实际，签章手续完备；在工程地基与基础、主体、设备安装、竣工等验收环节中督促承包单位及时移交资料。
第四章 附则
第十四条 本规范由基本建设管理处负责解释。
第十五条 本规范经2022年3月3日基本建设管理处处务会讨论通过，自发布之日起施行。
